Pravica vedeti, kaj počnejo z mojimi osebnimi podatki
Pravica do seznanitve nam omogoča, da pridobimo natančno pojasnilo, katere naše osebne podatke podjetja ali ustanove obdelujejo in kaj z njimi počnejo. Prav tako lahko zahtevamo vpogled ali kopijo naših osebnih podatkov.
Svoje osebne podatke zaupamo različnim upravljavcem osebnih podatkov – npr. podjetjem, ustanovam, državnim organom. Zaupamo jih banki, zdravniku, delodajalcu, upravljavcu družbenih omrežij, vendar se zgodi, da marsikdo med nami ne ve, s katerimi podatki razpolagajo. Z namenom ohranitve nadzora nad svojimi podatki nam Splošna uredba o varstvu podatkov zagotavlja pravico do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki (člen 15).
Pravico imate vedeti, kdo in kaj počne z vašimi osebnimi podatki.
Predhodno informiran posameznik
Še preden upravljavcu zaupate svoje osebne podatke, vam mora na preprost in razumljiv način podati temeljne informacije o tem, kdo bo obdeloval osebne podatke, svoje kontaktne informacije, v kakšne namene jih bo obdeloval, koliko časa jih bo hranil ipd. Te informacije so sicer pogosto dostopne na spletnih straneh upravljavcev v t.i. Izjavi o zasebnosti ali Privacy policy. Upravljavcu tega ni potrebno navajati le, če posameznik te informacije že ima (na primer, ko sodelujete v nagradni igri, vam mora upravljavec natančno pojasniti, kako bo obdeloval vaše osebne podatke. V primeru, da ste izžrebani in morate posredovati še, npr. vaš domači naslov za dostavo nagrado, potem ni potrebe, da vas še enkrat obvesti o obdelavi, saj bi vam to moral predhodno pojasniti v pogojih nagradne igre.).
Dostop do katerih podatkov vam omogoča pravica do seznanitve?
- Potrditev oz. zanikanje upravljavca, da obdeluje vaše osebne podatke
- Če upravljavec obdeluje vaše osebne podatke, vam mora zagotoviti kopije ali vpogled v vaše osebne podatke ter določene informacije glede obdelave podatkov: zakaj potrebuje podatke (nameni obdelave), katere podatke obdeluje (vrste osebnih podatkov), kdo dostopa do podatkov (uporabniki, ki so jim razkriti osebni podatki), kako dolgo bo hranil podatke (obdobje hrambe).
- Seznaniti vas mora, da imate pravico do vložitve pritožbe pri Informacijskem pooblaščencu
- Katere pravice lahko zahtevate (popravek, izbris, omejitev obdelave ali ugovor obdelavi osebnih podatkov). Podrobne opise in konkretne primere pravic posameznikov boste našli na spletni strani www.tiodlocas.si.
- Od upravljavca lahko zahtevate tudi informacije o viru pridobitve podatkov, če jih upravljavec ni pridobil neposredno pri vas, ter informacijo, ali podatke uporablja za avtomatizirano sprejemanje odločitev, vključno s profiliranjem, razlogi zanj in posledicami za vas.
Pravico do seznanitve v praksi uveljavljate, kadar na primer želite pridobiti kopijo plačilne liste za določen mesec, vpogledati v videoposnetek, na katerem se nahajate (npr. posnetek nadzorne kamere v trgovskem središču) ali zvočni posnetek klica na telefonsko številko podpore uporabnikom, pridobiti izpis svojih nakupov pri trgovcu, pridobiti kopijo zdravniškega izvida ali na primer izpis svojih klicev pri mobilnem operaterju.
Kako uveljavljate zahtevo za seznanitev?
- Ugotovite, kdo obdeluje vaše podatke, ter razmislite, do katerih osebnih podatkov želite dostopati in kaj v zvezi z obdelavo vas zanima. Zahtevajte le tiste svoje podatke, ki jih res želite oziroma potrebujete (npr. če vas zanima le, koliko časa se hrani videoposnetek, potem zahtevajte le ta podatek), ter jih čim bolj podrobno opišite (npr. vpogled v videoposnetek z dne … med … in … uro).
- Pisno zahtevo naslovite neposredno na upravljavca.Najbolje priporočeno ali s povratnico po pošti, lahko pa tudi po e-pošti. Na spletni strani upravljavca predhodno preberite izjavo o zasebnosti ter preverite, ali je ta že pripravil obrazec zahteve za seznanitev. Neobvezujoč obrazec je dostopen tudi na spletni strani Informacijskega pooblaščenca pod rubriko Obrazci. V vsakem primeru naj zahteva vsebuje vaše ime ter kontaktne oziroma identifikacijske podatke, na podlagi katerih vas lahko upravljavec najde v svojih zbirkah (npr. elektronski naslov). Če bo upravljavec potreboval več informacij ali v primeru dvoma glede vaše identitete, lahko od vas zahteva dodatne informacije – upravljavec namreč v teh primerih vaše osebne podatke lahko posreduje le vam in je v prekršku, če jih posreduje komu drugemu. Zato je njegova dolžnost, da se natančno prepriča o vaši identiteti.
- Posredovanje podatkov mora upravljavec zagotoviti brezplačno. Izjemoma lahko zaračuna razumno nadomestilo, vendar zgolj v primeru, če so vaše zahteve očitno neutemeljene ali pretirane
- Shranite kopijo zahteve ter potrdilo o oddani pošiljki.
Kaj lahko storite, če zahtevanih podatkov ne prejmete?
Upravljavec lahko zahtevo za seznanitev zavrne v primeru, če ne gre za osebne podatke ali če gre za osebne podatke drugih oseb (tudi, če gre za podatke staršev, partnerja). Sicer mora na zahtevo odgovoriti brez nepotrebnega odlašanja, najkasneje v roku enega meseca od prejema zahteve. Izjemoma se lahko rok podaljša za največ dva dodatna meseca v primeru kompleksnih in številnih zahtev, a vas mora o tem obvestiti.
Če upravljavec vašo zahtevo zavrne ali nanjo ne odgovori v enem mesecu (t.i. molk upravljavca) se lahko pritožite.
Pritožbo zaradi zavrnitve vložite pri upravljavcu v 15 dneh od prejema odgovora, pritožbo v primeru molka pa pri Informacijskem pooblaščencu tukaj je dostopenobrazec za pritožbo).
Članek je bil prvotno objavljen v reviji ZPStest v posebni rubriki #TiOdločaš. Informacijski pooblaščenec in Zveza potrošnikov Slovenije v sklopu projekta RAPiD.Si pripravljata serijo člankov o pomenu zasebnosti in pravicah posameznikov s področja varstva osebnih podatkov.